Как списать невозвращенные подотчетные суммы после увольнения

#будни_бухгалтера Как списать невозвращённые подотчётные суммы после увольнения сотрудника и нужно ли платить НДФЛ? Реальная история клиента Системы Главбух.

Как сбросить до 5 кг, восстановить ЖКТ и вернуть естественную красоту за 10 дней за счёт простых аюрведических рецептов на каждый день

Бесплатный вебинар: 3 принципа питания, которые работают даже при сидячем образе жизни

Смотреть бесплатно →

Я Сергей, бухгалтер в строительной компании. История вроде обычная, но в какой-то момент я сам в ней запутался. У нас был прораб, который постоянно брал деньги под отчёт — закупал материалы, ездил по объектам, в целом всё было нормально. Пока он не уволился. После увольнения я начал проверять расчёты и увидел, что за ним висит 54 000 рублей: деньги получил, а документов нет. Сначала думали, что закроет позже, звонили ему, писали, но в итоге получили ответ, что возвращать ничего он не будет.

Долг так и остался на 71 счёте. Честно говоря, какое-то время мы его просто не трогали — надеялись, что решится. Потом директор сказал, что пора уже закрывать этот вопрос.

И вот тут начались сомнения. В бухучёте списать — не проблема, а вот дальше непонятно: можно ли учесть эту сумму в расходах по налогу на прибыль, что делать с НДФЛ, если человек уже уволен и удержать не с чего, и не будет ли потом претензий от налоговой.

Полез разбираться и быстро понял, что однозначного ответа нет. Где-то пишут — списывайте в расходы, где-то — что так делать нельзя и будут доначисления. Отдельно запутал вопрос с НДФЛ: вроде доход у человека возникает, но удержать его уже невозможно.

❗️В итоге решил не тянуть и написал в Систему Главбух. Дали четкий ответ. В налоговом учёте такие суммы в расходы не включаются — их нельзя учитывать при расчёте налога на прибыль. По НДФЛ удержать действительно нельзя, но нужно сообщить в налоговую о невозможности удержания — через справку с признаком 2. Со страховыми взносами проще — их начислять не нужно, потому что выплат нет.

По бухучёту всё стандартно: провели инвентаризацию, оформили акт, приказ руководителя и списали сумму на 91.2 — Дт 91.2 Кт 71.

Я так и сделал. В налоговом учёте эту сумму не отражал, а в 6-НДФЛ подал сведения о неудержанном налоге. В итоге всё прошло спокойно, без каких-либо вопросов. Сейчас понимаю, что если бы просто списал долг и ничего не сообщил, на проверке это бы точно всплыло. Сумма сама по себе небольшая, но штрафы и пени никто не отменял. И да, сам бы я до этого решения, скорее всего, не дошёл — слишком много нюансов. Хорошо, что написал в Систему Главбух.

В Системе Главбух есть уникальная трехуровневая поддержка экспертов:
✔️ Первый уровень – это чат, ответы в режиме онлайн на короткие типовые вопросы. Самое важное: в чате бухгалтер общается не с ботом, а с живым человеком - экспертом, онлайн-помощником.
✔️ Второй уровень – ответы на сложные вопросы. На них отвечают эксперты высокого ранга – в прошлом сотрудники налоговых органов, аудита, крупных топовых компаний. В зависимости от сложности ответ готовится от 3 до 10 часов (максимум сутки).
✔️ Третий уровень – ответы авторов Системы Главбух. Он доступен пользователям ВИП-версии и версии Плюс.

Экспертная поддержка Системы Главбух дает 100-процентную гарантию ответа. Бухгалтер всегда подстрахован экспертным мнением и сможет ссылаться на Систему как на достоверный, надежный и актуальный источник информации.

Задать вопрос вы можете уже сейчас, если закажете пробный доступ к Системе Главбух. Оставьте контакты, вам перезвонит менеджер и подскажет, как задавать вопрос и работать с поддержкой.

ЗАКАЗАТЬ ДОСТУП К СИСТЕМЕ ГЛАВБУХ »

*Бухгалтеры с пробным доступом могут задать онлайн-помощнику не более 3 вопросов. Если вопрос для онлайн-помощника сложный, требует серьезного разбирательства, то задачу передают на второй уровень экспертной поддержки.

Система Главбух